Beaucoup de nos clients, lors de nos sessions de formation ou d’accompagnement pour la réponse aux appels d’offres nous interrogent sur la possibilité de recourir à l’intelligence artificielle pour faciliter leurs réponses. Afin de répondre aux mieux à ces questionnements nous avons donc suivi une formation IA pour comprendre le fonctionnement et adapter nos accompagnements à cet outil. Nous avons réfléchi à son usage à pour optimiser plusieurs stades de la réponse aux appels d’offres :
L’IA pour l’analyse des dossiers de consultations des entreprises (D.C.E)
Cette phase est souvent fastidieuse et chronophage. Elle est la partie la plus redoutée par les entreprises qui craignent de passer à côté d’une information clé. Chez NRC nous avons mis en place une méthode de lecture efficace des documents, en priorisant l’ordre de lecture et en vous aidant à savoir aller chercher les informations importantes. L’IA peut être une aide complémentaire, en vérifiant et contrôlant votre première lecture. Cette précaution augmente votre précision et permet d’éviter des erreurs d’inattentions.
Notre recommandation : lire les pièces clés RC, CCTP et document des prix, noter les informations importantes puis passer le dossier à l’IA en y rajoutant les pièces administratives afin d’avoir une deuxième lecture et vérifier que toutes les informations importantes ont été relevées. Cette méthode peut permettre d’identifier des clauses sociales à prévoir, des points d’exécutions important qui devront être développés dans vos offres, les coordonnées des personnes ressources, etc…
L’IA, pour la rédaction des mémoires techniques.
Pour cette phase, chez NRC nous recommandons une utilisation très limitée et appelons à la vigilance. Pourquoi ? Car transmettre des informations de vos offres selon le type d’IA peut s’avérer dangereux avec la diffusion de vos données sensibles qui pourraient être reprise par vos concurrents. Il faut être également vigilent sur la qualité rédactionnelle qui manque souvent de fond et qui rendent les documents peu personnalisés.
Dernière alerte, par nos activités AMO nous sommes amenés à ouvrir des offres et préparer des analyses pour les maitres d’ouvrages public et nous commençons à voir des mémoires sensiblement les mêmes où l’aide IA se repèrent. Bien que non proscrit dans les règlements de la consultation, les clients publics comme les autres attendent une attention et une étude à leur besoins
- Pour la vérification de votre pli avant dépôt, les réponses aux appels d’offres sont souvent réalisées dans des délais très courts. Le moment du dépôt est une phase stratégique avec le risque d’oublier des documents attendus par les acheteurs. Vous pouvez donc vous aider de l’IA pour préparer une check list de vérification avant dépôt.
- Pour le suivi des obtentions AO en phase réalisation, l’IA peut devenir un atout en réalisant pour vous des tableaux de suivi. Cependant même bémol que pour la rédaction des réponses, attention selon les outils utilisés à la diffusion des données sensibles vous concernant.
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L’intelligence artificielle au service de votre stratégie appels d’offres !
En conclusion l’utilisation de l’IA dans la réponse aux appels d’offres est un véritable outil de stratégie d’entreprise, elle nécessite un positionnement clair et une définition des process pour chacun des membres de l’équipe. L’IA comme outil vous permet d’optimiser et d’approfondir vos processus.
Nous pouvons vous accompagner pour définir cette stratégie et mettre en place des outils pertinents et performants tout en sécurité.
OSEZ LES MARCHES PUBLICS !
